Диктофоны помогают организовать рабочий процесс

30 октября

Современный бизнес все чаще использует такое понятие, как тайм-менеджмент, для организации рабочего времени и возможности контролировать и управлять временем, затраченным на тот или иной вид деятельности. При этом для многих тайм-менеджмент сводится к планированию, то есть к составлению плана действий, а затем отчета по нему. В то время, как эта интересная современная наука предлагает также использовать дополнительно технологии. Вот, к примеру, цифровой диктофон.

Казалось бы, каким образом этот гаджет может посодействовать экономии времени и научить планировать? Все предельно просто. Во-первых, вам не придется записывать информацию по планированию, достаточно будет ее просто надиктовать. При этом прослушать свою «стратегию на сегодня» вы сможете в любое время и в любом месте, поскольку современные цифровые диктофоны умещаются в карман или косметичку. Соответственно, всегда и везде у вас есть возможность записать важные дополнения или прослушать важную для вас информацию. Во-вторых, с диктофоном вы никогда не забудете, что и в какой последовательности стоит сделать, да и такая запись не потеряется, в отличие от листка бумаги.

Посредством диктофона сегодня также создают отчеты руководству. Это очень удобно, ведь с одной стороны вам не нужно тратить время на написание и исправление документа, который нужен лишь для внутреннего контроля, с другой стороны ваш руководитель быстро сможет ознакомиться с информацией. Тут для руководителя также получается двойная выгода: он остается в курсе всех дел и имеет возможность контролировать работу каждого сотрудника, не думая о том, что те попросту просиживают в течение дня.

Для организации рабочего процесса цифровые диктофоны может использовать и начальник структурного подразделения или всей фирмы. Таким образом, не приходится постоянно повторять задание, достаточно один раз его записать, а сотрудники уже сами смогут повторно прослушать. Тут следует отметить, что подобное решение позволяет снять и ряд недопониманий. Руководитель должен четко сформулировать задание и требование, поскольку на записи будет отображено его промахи в этом плане. А уж подчиненным необходимо максимально точно все выполнить, и ссылаться на то, что не так объяснили, уже не будет возможности.

Диктофон можно также брать с собой на деловые конференции или в командировку, если вам важна точная запись той информации, которая вами будет услышана. Хочется добавить, что специалисты рекомендуют для таких случаев диктофон e-dic. Этот прибор очень маленький, поэтому не займет много места в вашем багаже – его просто можно положить в карман. Соответственно, вы и не забудете его с собой взять, если просто положите в деловой костюм. С другой стороны этот гаджет обладает достаточно высокой чувствительностью, что позволяет делать запись на расстоянии. То есть, вы можете присутствовать на конференции или совещании, записывать доклад, но при этом вам не придется вплотную приближаться к говорящему.

И в завершение хотелось бы отметить, что диктофон можно использовать для планирования, записи происходящих процессов, конспектирования протокола заседаний, а вот начать его применение можно еще до собеседования – просто запишите свою презентацию и прослушайте ее, так вы избежите многих ошибок.

Комментирование отключено.